فراتر برویم سایتی درباره موفقیت در کار و زندگی
نوشته های مشابه
افرادی که در کارها وقفه ایجاد می کنند، فقط وقت شما را تلف میکنند. نه تنها در طول زمانی که با آنها مشغول بحثید وقتتان گرفته میشود، بلکه پس از اتمام ارتباط، باید زمانی را صرف کنید تا تمرکز از دست رفته تان را مجدد بدست آورید.
حال چند روش مدیریتی منحصر به فرد در مورد چگونگی از بین بردن و اداره وقفه ها را مرور میکنیم:
۱- زمانی که برای قرارهای ملاقات خود برنامه ریزی می کنید، آنها را به صورت گروهی در یک جای برنامه قرار دهید؛ این طور نباشد که یکی از قرارهای ملاقاتتان صبح، یکی ظهر، و دیگری بعد از ظهر باشد. سعی کنید ملاقاتها پشت سر هم باشد. این کار، هم برنامه شما را منسجم تر می کند و هم به شما اجازه می دهد که با هر کسی به اندازه معین و کاملاً منطقی گفتگو کنید. به منشی و یا مدیر جلسه، وقت رسمی اتمام ملاقات را اعلام کنید و بگویید که تمایلی ندارید در حین جلسه کسی برایتان مزاحمت ایجاد کند.
۲- اگر شما دائم با تماس های تلفنی گاه و بیگاه و ملاقات های بی موقع بمباران میشوید، هر روز زمانی را در نظر بگیرید (زمان سکوت، زمان تمرکز) تا در کمال آرامش بتوانید بر روی طرح های خاصی که در ذهن دارید کار کنید. کلیه کارکنان را نیز در جریان بگذارید و به آنها بگویید که این زمان برایتان ارزش زیادی دارد و هیچ کس نباید در طول این مدت برایتان مزاحمت ایجاد کند مگر در صورت بروز مسائل ضروری.
۳- اگر کسی را استخدام کرده اید که پاسخگوی ملاقاتکنندهها و تماس های تلفنی باشد به او بگویید که چه کسانی را باید به داخل اتاق شما هدایت کند و چه افرادی را به خارج راهنمایی کند. هیچ ضرورتی وجود ندارد که همه مراجعین را همان زمانی که آنها می خواهند ملاقات کنید. باید در این مورد اعمال قدرت کرده و قرارهای ملاقات خود را اولویت بندی کنید.
۴- هر روز، زمان معینی را به جوابگویی تماس های تلفنی اختصاص دهید. اگر منشی استخدام کرده اید می توانید او را در جریان قرار دهید که چه زمانی به تماس های تلفنی پاسخ می دهید تا او بتواند طرف مقابل را نیز باخبر کند.
